1163 sayılı Kanunun Geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan “Kooperatif ve üst kuruluşları yönetim kurulu üyeleri, kooperatifin; ticaret sicili kayıtlarını, fınansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortaklarının kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS’e aktarmakla yükümlüdür. 

I. KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) Nedir?

Ticaret Bakanlığı’nın Teşkilat ve Görevlerine ilişkin 640 sayılı KHK ile kooperatifçilik sektörüne daha iyi hizmet sunabilmek için “Kooperatif bilgi ve denetim sistemini kurmak ve işletmek” şeklinde bir göreve yer verilmiştir. Bu kapsamda KOOPBİS kurulmuştur. KOOPBİS’in açılımı Kooperatif Bilgi Sistemi’dir. KOOPBİS sistemi tüm kooperatiflerin, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda erişebildiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği sistemdir. KOOPBİS’e erişim e-Devlet Kapısı üzerinden gerçekleştirilir. Özetle: KOOPBİS, E-Devlet üzerinden erişilebilen bir sistem olup bu sistemle kooperatifçilik hizmetlerine erişim sağlanır.

II. KOOPBİS’in Amacı KOOPBİS’in amacı:

 Denetim,  İstatistik üretme,  Hizmetlerde otomasyonu arttırma,  Ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi  Kooperatif ortaklarının haklarının korunması şeklindedir Açıklama: Kooperatifçilik hizmetlerini elektronik ortama taşıyan bu sistem kooperatiflerin denetimini kolaylaştırır ve çeşitli istatistikleri de sağlayarak daha verimli kooperatifçilik hizmetlerinin oluşturulmasına katkı sunar. Sistem içindeki veriler sayesinde kooperatifler hakkında sağlıklı bilgi edinilmesini de sağlayarak kooperatiflerle ilgili işlem yapacak kimselerin hukuki güvenliğinin artırılmasını sağlar.

III.Ortakların KOOPBİS’e Erişimi  

Kooperatif ortakları; yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin tanzim edecekleri raporları genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren KOOPBİS’ten inceleyebilir.  Kooperatif ortakları, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilir.  Kooperatif ortakları ayrıca; ortağı olduğu kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere KOOPBİS üzerinden erişebilir. Yayınlanan kooperatifçilik istatistiklerine ve kooperatiflerin temel bilgilerine KOOPBİS üzerinden erişilebilir. Gerçek kişiler, kendilerini ilgilendiren KOOPBİS verilerini bilgi edinme hakkı çerçevesinde talep edebilir. Özetle: Ortaklar KOOPBİS üzerinden kooperatifle ilgili verilere ulaşabilirler. Kooperatif ortağı olmadan da KOOPBİS verilerine ulaşmak mümkündür fakat bunun için istenen verinin gerçek kişinin kendisini ilgilendirmesi lazımdır.

IV. KOOPBİS’te Kayıt Altına Alınan Bilgiler

KOOPBİS’te:  Kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları,

Finansal tabloları,

Gayrimenkul durumları,  

Yönetim kurulu ve denetçi raporları,

Genel kurul toplantı evrakı

Ortakların bilgileri kayıt altına alınır